使用公章时需要注意以下几点:
盖章位置
公章应盖在文件的落款处,合同类文件还需加盖骑缝章。
公章盖在企业的名称、表头、信头或公文末尾,若结尾没有署名,可以加盖在落款日期上。
使用权限和范围
明确各类公章(如公司公章、财务专用章、合同专用章等)的使用权限和范围。
各类公章应由指定的专人或部门负责,避免滥用和误用。
审批和登记
使用公章前,应经过严格的审批程序,确保用印内容的合法性和合规性。
建立公章使用登记簿,详细记录每次用印的时间、事由、批准人、经办人等信息。
保管和监管
公章应妥善保管在指定的安全位置,如保险箱或加锁的抽屉中,避免遗失或被盗。
保管人员应定期检查公章的完好性和安全性,如发现损坏或遗失,应立即报告并采取相应措施。
禁止事项
印章不能在空白纸上加盖,避免有心之人利用。
具体经管人员不得擅自使用单位公章办理任何事情。
法律风险
伪造、变造、买卖或盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的行为是违法的,将受到法律惩处。
违反公司章程使用公章签订合同可能产生法律风险,需承担相应责任。
使用范围
学校公章用于以学校名义上报、下发的各类公函,不得携带外出使用,特殊情况须经领导批准。
其他注意事项
印章管理人员在使用印章时,首先要检查是否有负责人批准用印的签字。
严格审阅、了解用印内容,并检查留存材料是否齐全。
每次用印都应当进行登记,登记项目包括用印时间、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数及留存材料等。