一、总则
为加强公司文件、图纸、合同、信函、资料以及电子文档等档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
二、档案管理
1、公司成立档案资料库，各部门相关资料应按本制度规定完整及时存入档案资料库。
2、资料库由行政部管理员负责统一管理。
3、管理员要负责公司档案资料的收集、分类、整理等工作。
4、管理员对各类档案应做到存放合理，排列有序、查找方便。
5、管理员要经常对档案资料库进行检查，及时整理档案资料库；对借阅未及时归还的资料进行跟踪。
三、档案的收集与归档
1、各部门归档的资料按照各部门提交的资料清单时间为准，按时交到行政部。
2、各部门主管应积极配合档案资料收集工作。
3、凡应及时归档的资料，各部门主管应配合行政部及时归档。
4、行政部将收集的资料按照部门分类进行归档，编制档案目录，存入档案资料库保管。
四、档案保管
1、公司行政部设存放档案的专门档案柜和档案室，并具备防火、防潮、防鼠防虫等安全条件。
2、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
3、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
4、库存档案必须图物相符，帐物相符。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司总经理及相关负责人会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
五、档案借阅
1、凡借阅档案，需经部门领导批准，并在行政部登记，做好记录。
2、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
3、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
4、借阅人使用完档案后要及时归还至行政部。
5、借阅人归还资料时，档案管理人员要对档案进行检查，一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
六、附则
1、本制度作为公司管理规章制度，经过公司民主程序审议通过后由总经理签署，向全体员工公示之后开始实施。
2、本制度由公司行政部负责解释。附《档案借阅登记表》。
档案借阅登记表
